default logo

Het verhaal

We doen allemaal steeds meer met data. Ook binnen de Gemeente XYZ wordt gewerkt met vele systemen, databanken en tools. Voor uitvoering van Jeugdzorg of WOZ, voor het verzorgen van paspoortuitgifte en persoonsregistraties tot afhandelen bezwaarschriften, voor het organiseren van inkoop tot vastlegging in financiële administratie.

En daar bovenop verwacht de burger steeds sneller geïnformeerd te worden over vragen of om klachten over een scheefliggende stoeptegel snel via een app te kunnen melden. Het informatielandschap is in beweging. Al met al is er een behoorlijke organisatie nodig om dagelijks waar te maken waar de gemeente voor staat. 

Om een complexe organisatie als de gemeente XYZ te besturen is informatie nodig. Niet alleen informatie om beleid op te maken, ook informatie om operationele beslissingen op te baseren, om dagelijks bij te kunnen sturen of om snel te kunnen handelen bij vragen. Ook informatie om processen te versimpelen en te versnellen, te beoordelen waar winst te behalen is versus waar de kwaliteit omhoog moet. Informatie die gemaakt wordt op basis van de gegevens in de vele systemen en databanken. We zijn allemaal consument van deze gegevens.

Toch zie je langzaam maar zeker dat we allemaal ook steeds meer producent worden. We moeten in staat zijn onze eigen data te analyseren. Immers, data is makkelijker beschikbaar en de gebruiksvriendelijkheid van tools waarmee inzichten worden gepresenteerd neemt toe. We moeten allemaal ons eigen vakmanschap vergroten. Daar gaan we mee aan de slag!

ACTIE: waarde, inzicht, snelheid

We starten binnen het team Financiën. Verschillende teams zijn iedere dag bezig met financiële verantwoording in de vorm van rapportages en dashboards, met verstrekken van informatie aan stakeholders zoals wethouders, raad en externe toezichthouders. En met data om operationele processen goed – of zelfs ‘beter’ – te laten verlopen. Van buitenaf zien jullie dat er steeds krachtigere technologieën beschikbaar komen. Financiën is daar klaar voor en wil mee in de toepassing van nieuwe technieken als het gaat om procesbeheersing en procesverbetering.

Het gaat niet om de tool, het gaat om waarde, om inzicht en om snelheid. Om dingen slimmer te doen. En…

  1. Procesbeheersing/procesverbetering is leuker door het gebruik van data. Met data in de hand kan je betere vragen stellen.
  2. Slimmere oplossingen dragen bij aan de betrokkenheid van mensen binnen en buiten de organisatie. 

Met andere woorden, we gaan binnen gemeente XYZ aan de slag met data. We duiken in het diepe, we gaan aan het werk. Jullie worden zelf de voortrekkers van de gemeente als het gaat om gebruik van data, als het gaat om inzicht geven in processen, als het gaat om visualiseren van gegevens. Dat doen jullie niet alleen, wij nemen jullie mee.

We hanteren een concept van Learn, Apply & Improve. Dat wil zeggen dat je in concrete stappen met ons aan het werk gaat. Allereerst zorgen wij dat je kennis opbouwt. Vanuit die kennis ga je resultaten boeken (denk aan inzicht in het proces van mutaties in de GBA per jaar) die je deelt met je team. Je presenteert je resultaten aan directie of proceseigenaar en je krijgt feedback. Met de feedback maak je je resultaten beter

We starten met 12 mensen, de voorlopers. Daarna trekken we het breder. Samen bouwen we niet alleen aan kennis en skills, maar realiseren we ook aan een breed gedragen kennisbasis. Dit alles met het idee dat jullie als voorlopers ook op termijn volgers krijgen. Volgers met een gelijke mindset als jullie ten aanzien van data. 

Uitgelicht: leren en waarde

We bieden een traject aan over twee sporen, te weten Leren & Waarde. Hetgeen geleerd wordt brengen we samen met het team meteen in de praktijk. We nemen één of enkele actuele onderwerpen binnen de gemeente waar aan we het leren gaan koppelen. We denken nu bijvoorbeeld aan het proces rond aanbestedingen. Het proces op zich maar ook de manier waarop het bijvoorbeeld gekoppeld is aan het financieel systeem. Zo bijvoorbeeld ook voor het inkoopproces.

Voor zo’n proces willen we direct waarde gaan toevoegen, dus resultaten boeken op terreinen waar behoefte is aan meer inzicht, meer beheersing en betere performance. Het liefst zien wij ook dat deelnemers vanuit het leren hun waarde direct kunnen aantonen aan bijvoorbeeld directies of proceseigenaren. Denk aan presentaties, toelichtingen geven en dialoog zoeken. Dat maakt in onze beleving de leerervaring veel sterker! En dat helpt als het gaat om terugverdienen van de investering.

Uitgelicht: onderwerpen

Het toepassen van nieuwe technologieën als data-analyse en process mining gaat om meer dan het leren van een tool. Onderwerpen die van belang zijn:

  • Van plan naar uitvoering: wanneer zet je data in, welke tools zijn er beschikbaar?
  • De uitvoering realiseren met data: welke stappen zet je vooraf, wat moet je weten, waar moet je aan denken?
  • De data voorbereiden: kennis opdoen met een aantal tools, gericht op voorbereiding van data, op datakwaliteit, op signaleren van uitzonderingen, op processen in kaart.
  • De data analyseren en koppelen: integreren van databronnen, koppelen van financiële stromen met operationele stromen.
  • De data presenteren: een eigen platform, de reports, de dashboards. Maar ook betrouwbaarheid en perceptie. 

Uitgelicht: samen outputgericht

We nemen Financiën mee door de mogelijkheden van technologie in het algemeen, door de kracht van data-analyse, process mining en data visualisatie in het bijzonder.  We kiezen voor een samenwerking tussen de gemeente XYZ en Coney. Waarom? Omdat we jullie mensen ‘inside-out’ willen laten ervaren hoe ze waarde kunnen toevoegen. Met inside-out bedoelen we vanuit jullie eigen perspectieven, vanuit de uitdagingen waar de deelnemers iedere dag voor staan, vanuit de kansen die er binnen jullie organisatie liggen.

Samenwerking is veel meer dan trainen. We gaan aan de slag met het team, we nemen de mensen bij de hand, we leren ze met tools werken, we leren ze nadenken over andere oplossingen, we leren ze denken in stromen en databronnen. Het leren op basis van eigen data voegt direct waarde toe. Hiermee kiezen we voor een maximale kennisopbouw binnen jouw team maar ook voor directe exposure naar beleidsbepalers. Naar buiten! Exposure.

Op diverse interactieve manieren gaan we aan de slag met het team. We verzorgen workshops en een-op-een sessies, maar we geven ook opdrachten mee om zelf uit te werken.  We kiezen samen voor één of enkele processen waarvoor ook binnen de organisatie behoefte is aan inzicht, aan grip. De inzichten delen we met proceseigenaren en directies. Daarmee creëren we direct ‘buzz’, immers het zijn de processen waar eigenaren en directies iedere dag mee bezig zijn. Het team ervaart direct de resultaten en kan inhoudelijk beoordelen wat de mogelijkheden zijn. Ze leveren! Output.

NEXT: Datalab

Wij zoeken nog even een goede kreet om binnen jullie organisatie de juiste snaar te raken. Voorop staat, onderweg naar de data-gedreven organisatie. People, proces, performance is ook een kreet die wij gebruiken. Voorop staat dat we aan de slag gaan met jullie processen en dat we iets teweeg willen brengen waarmee we een verandering van doen en laten in gang zetten. Voorlopig onder de noemer Datalab.


DEZE BLOGPOST DELEN:

Laat een reactie achter

*

Send this to a friend