Coney Logo

Fact-based management reporting

Onderbuik is goed, meten is beter!

Veel eigenaren van een MKB onderneming, groot of klein, denken precies te weten waar ze hun onderneming op moeten bijsturen en welke activiteiten wel- of niet winstgevend zijn. In het verlengde hiervan zien wij dat  toenemende kosten en investeringen altijd wel zijn te rechtvaardigen. Dit ‘fingerspitzengefühl’ en andere uitingen van ‘Ying Yang’ wordt in de praktijk echter zelden onderbouwd met smart KPI’s en stuurvariabelen op basis van feitelijke data. 

Ja, er zijn Excel lijstjes, heel veel Excel sheets, hier en daar een Management Rapportage, een standaard Dashboard geleverd door een standaard accounting software leverancier, maar een slimme, op maat gemaakt en goed overdachte, continue monitoring van risico’s, prestaties en ‘grip op de zaak’ ontbreekt.

Hoogtijd om deze stap te maken. De achterliggende data-techniek is toegankelijker geworden, data ontsluiting en analyse valt goed te leren en data-analyses omzetten in een ‘verhaal vertellen’ is een kwestie van inleven, opzetten, herhalen en uitdiepen. 

Dat is de kern van Business Analytics, eigen data, eigen analyses slim inzetten om prestaties te verhogen, sneller inzicht in ‘wat gaat goed’ en ‘wat gaat fout’. Het geheel van deze analyses noemen wij een: ‘smart continuous monitoring raamwerk’. Vanuit perspectief van de ondernemer; ‘grip op de zaak op basis van feiten’. De uitkomsten zijn vaak ontnuchterend tov van de eigen perceptie. De uitkomsten zijn ook vaak laag hangend fruit voor de ondernemer. Te veel creditnota’s, te hoge kortingen, verliesgevende contracten, veel bottlenecks in relatie met leveranciers, kosten zonder meerwaarde, rijp en groen fruit, door elkaar.

Laatst was ik bij een MKB ondernemer welke al 15 jaar succesvol bezig is. Hij vertelde dat hij eigenlijk precies wist welke klanten het belangrijkste waren voor zijn onderneming. Toevallig waren dit de 10 klanten waar hij 15 jaar geleden mee begonnen was. Deze klanten kregen de meeste aandacht van sales- en aftersales-afdeling, kregen de beste afspraken, etc. Hij zorgde dus goed voor hen.

Op basis van de financiële data van de onderneming, hebben we samen gekeken of de stelling van de directeur door de data onderbouwt kon worden. We kwamen daarbij tot enkele opvallende bevindingen.

Eerst hebben we gekeken naar de omzet bijdrage van alle klanten en daarin de 10 eerste klanten met een afzonderlijke kleur zicht baar gemaakt. Het bleek dat die klanten inderdaad in de top 25 beste klanten zaten. Echter toen we ook keken naar de marge-bijdrage van deze klanten zagen we dat het ‘goede zorgen voor deze klanten’ ook zijn keerzijde had. De marge-bijdrage was immers maar zeer beperkt en deze ‘top 10’ klanten hadden slechts hele beperkte toegevoegde waarde voor de onderneming. Hier kon de klant wat mee!

Coney Event
Bovenstaand slechts een simpel praktijkvoorbeeld van een ondernemer die echt wel weet waar hij het over heeft, maar door het kijken naar de verkeerde KPI’s, of niet naar alle inzichten toch een verkeerd beeld krijgt. 

Medio oktober 2018 organiseert Coney een Assurance/ Business Analytics Event waar we dergelijke voorbeeldenen onze aanpak verder zullen toelichten. We laten zien hoe wij te werk gaan en hoe we samen met jou de beschikbare date binnen je onderneming kunnen omzetten in waardevolle informatie.

De Coney aanpak
Wij willen ondernemers helpen om hun onderneming weer te kunnen sturen op basis van fact-based management reporting. Dit doen we door samen met de ondernemer en gebruikers van de management rapportage te kijken welke KPI’s nou echt belangrijk zijn. Wij dagen ondernemers uit, houden een spiegel voor en gebruiken onze ervaringen om focus te creëren .

Waar liggen de grootste risico’s en waar kan je zelf invloed op uitoefenen, waar liggen de kansen? We kiezen hier liever voor ‘maar’ 5 hele goede KPI’s, dan 50 KPI’s die we allemaal ‘zouden kunnen’ visualiseren. Het gaat bij het effectief sturen van je onderneming immers om focus. 

We nemen ondernemers mee van kwantiteit naar kwaliteit.

Als je bijvoorbeeld slechts 5 KPI’s hebt om je op te focussen, is het wel van belang om te zorgen dat deze KPI’s betrouwbaar worden opgebouwd. Wij zorgen ervoor dat de KPI’s altijd een gevalideerde bron hebben, wanneer nodig kan je als ondernemer altijd terug naar het laagste detail.

Wij koppelen onze dashboards, waar mogelijk, rechtstreeks aan bijvoorbeeld de financiële administratie of uren registratiesysteem middels en API. Als dit niet mogelijk is kiezen we een andere methode, zoals het gebruik van een audit file. Wat echter het belangrijkste is, is dat de er geen bewerking op de bron plaats vind. Zodat je zeker weet dat je beslissingen neemt op basis van werkelijke gebeurtenissen.

Onze analyses leggen we vast in scripts die eenvoudig weer opnieuw gedraaid kunnen worden. Hierdoor wordt het proces om tot de management informatie te komen significant ingekort. Waardoor je als ondernemer sneller inzicht heb in de ontwikkeling van je KPI’s. Je kan dus sneller bijsturen als dat nodig is.

Wanneer onze dashboards rechtstreeks gekoppeld kunnen worden aan de bronsystemen is het natuurlijk ook mogelijk om frequenter dan maandelijks je KPI’s te volgen.

Tijdens het ontwikkelen van onze dashboards lopen we soms tegen zaken aan die ‘beter’ of ‘anders’ kunnen in de processen. Dit bespreken we direct met jou en kijken hoe we deze aanpassingen door kunnen voeren. De effecten van de aanpassingen maken we dan direct inzichtelijk, zodat je als gebruiker ook direct het effect van de aanpassingen ziet.

Hiermee geven we ondernemers ook de handvatten om te transformeren naar een data driven organisatie.

Je kan vanaf nu dus fact-based beslissingen nemen op basis van je 5 belangrijkste KPI’s, zonder de details uit het oog te verliezen.

WELLICHT OOK INTERESSANT VOOR U:

Laat een reactie achter

*

\ \
Send this to a friend